Cómo elegir una app para tu ayuntamiento: 10 criterios antes de contratar

Antes de empezar: para qué la queréis

Escribid en una hoja qué problemas queréis resolver (que los avisos lleguen, reducir llamadas, gestionar la piscina, vender entradas de las fiestas…) y quién la va a usar en el ayuntamiento. Con eso delante es mucho más fácil comparar.

Los 10 criterios

1. 01

   Que el aviso llegue de verdad al móvil

   La función principal de una app municipal es que un aviso importante llegue al vecino aunque no esté mirando las redes. Comprueba que envía notificaciones push, que los avisos quedan archivados para consultarlos después y que se pueden adjuntar documentos e imágenes.

   Pregunta al proveedor: ¿Puedo programar un aviso? ¿Veo cuántas personas lo han leído?

2. 02

   Que sea fácil para quien publica

   En un ayuntamiento pequeño publica quien puede: la alcaldía, la secretaría o un administrativo. Si publicar cuesta más de unos minutos, se acabará usando poco. Pide ver el panel en directo y que alguien de tu equipo pruebe a publicar.

   Pregunta al proveedor: ¿Cuántos usuarios puede tener el ayuntamiento? ¿Hay permisos distintos por persona?

3. 03

   Que sea fácil para el vecino

   Gratuita, en Google Play y App Store, con un registro sencillo y que permita al vecino decidir qué notificaciones recibe. Piensa en las personas mayores: letra legible, pocos pasos y nada de publicidad.

   Pregunta al proveedor: ¿Qué datos se piden al registrarse? ¿Puede el vecino silenciar ciertas notificaciones?

4. 04

   Idiomas

   En municipios con lengua cooficial es importante publicar en las dos lenguas. Una traducción automática ahorra redactar cada aviso dos veces; pregunta qué idiomas cubre y si también se traducen las notificaciones.

   Pregunta al proveedor: ¿En qué idiomas lo verá el vecino? ¿Quién hace la traducción y dónde se procesa?

5. 05

   Los módulos que necesitáis hoy y mañana

   Hoy quizá solo necesitáis avisos, pero mañana querréis gestionar incidencias, reservas de la piscina o la venta de entradas de las fiestas. Tener todo en la misma app evita que el vecino tenga que instalar varias y que el ayuntamiento pague varias herramientas.

   Pregunta al proveedor: ¿Puedo empezar con pocos módulos y activar otros después? ¿Cómo cambia el precio?

6. 06

   Cobros y pagos

   Si vas a vender entradas o cobrar tasas por reservas, comprueba a qué cuenta va el dinero, qué comisiones hay y si se puede registrar también el cobro presencial (datáfono o efectivo) para tenerlo todo en un mismo listado.

   Pregunta al proveedor: ¿El dinero se ingresa en la cuenta del ayuntamiento? ¿Cómo se gestionan las devoluciones?

7. 07

   Protección de datos

   El ayuntamiento es responsable de los datos de sus vecinos, y el proveedor actúa como encargado del tratamiento, lo que exige un contrato conforme al artículo 28 del RGPD. Pregunta dónde se alojan los datos, qué subencargados intervienen y en qué países.

   Pregunta al proveedor: ¿Dónde están los servidores? ¿Hay lista pública de subencargados? ¿Podemos exportar los datos al terminar?

8. 08

   Accesibilidad

   Las aplicaciones móviles del sector público están sujetas al Real Decreto 1112/2018 sobre accesibilidad de sitios web y aplicaciones para dispositivos móviles. Pregunta al proveedor cómo aborda la accesibilidad y qué documentación puede aportar.

   Pregunta al proveedor: ¿Qué medidas de accesibilidad tiene la app? ¿Hay declaración de accesibilidad?

9. 09

   Implantación, formación y difusión

   Una app que nadie descarga no sirve. Pregunta quién carga la información inicial, cómo se forma al personal y qué ayuda hay para darla a conocer entre los vecinos (carteles, textos para redes, enlace en la web municipal).

   Pregunta al proveedor: ¿Cuánto tarda la puesta en marcha? ¿Qué materiales de difusión incluís?

10. 10

    Coste total y forma de contratación

    Compara el coste anual completo: cuota, módulos, formación y soporte. Recuerda que, según la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público, los contratos menores de servicios son los de valor estimado inferior a 15.000 € (sin IVA) y no pueden durar más de un año ni prorrogarse (artículos 118.1 y 29.8). La forma de contratar la decide la secretaría-intervención.

    Pregunta al proveedor: ¿Qué incluye exactamente el precio? ¿Hay permanencia? ¿Qué pasa si no renovamos?

Errores frecuentes

• Elegir solo por precio sin ver el panel funcionando.
• No decidir quién se encarga de publicar: la app se queda sin contenido a las pocas semanas.
• Lanzar la app sin un plan de difusión entre los vecinos.
• Contratar una herramienta distinta para cada cosa (avisos, reservas, entradas) y obligar al vecino a instalar varias.
• Olvidar el contrato de encargo del tratamiento de datos.

Cómo responde MuniciApp a estos criterios

Si estás valorando MuniciApp, estas son nuestras respuestas resumidas. Todo lo puedes comprobar en una demostración:

• Avisos con notificación push, programables, con imágenes y documentos, y con estadísticas de lectura (app de bandos).
• Panel web con usuarios y roles (administrador, editor y colaborador) y empleados que solo validan entradas.
• App gratuita en Google Play y App Store; el vecino elige qué notificaciones recibe y puede fijar un horario de no molestar.
• Se puede escribir en castellano, valenciano, catalán o inglés y se traduce automáticamente a los demás, también en las notificaciones; se pueden incorporar más idiomas.
• Incidencias, reservas, entradas con QR, encuestas, plenos, turismo y comercio local en la misma app (funcionalidades).
• Pagos online con Stripe en la cuenta del ayuntamiento y registro de cobros presenciales.
• Datos alojados en la UE (base de datos en España) y lista pública de subencargados.
• Todos los módulos incluidos y activados desde el primer día: no se paga por módulo.
• Alta en segundos con un correo electrónico, soporte incluido en el servicio, manual del panel público y cartel con código QR para la difusión. Referencias: Siete Aguas y Fuenterrobles.